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「決裁」にまつわるエトセトラ~元公務員がこっそり教える公務員のリアルvol.28~

決裁文書の画像



こんにちは、元公務員ttyです。

栃木県庁で5年、長野県庁で8年、計13年間を県職員(林業の技術職員)として働いていました。

いまは、ほかにやりたいことがあり、民間企業を経て独立起業しております。

(⇒ttyのプロフィールを見る)

 

 公務員の仕事をしていると、ほぼ間違いなく行う事務処理として「決裁」(けっさい)というものがあります。

 

国会などでも、「決済印入りの公文書が存在した!」とかいう話題で、時々テレビなどでも登場します。

 

今回は、この「決裁」にまつわるエピソードなどを書いてみました。

 

 

 

「決裁」にまつわるエトセトラ

とにかくスタンプラリー・・・・ 

「決裁」とは、ざっくり言うと、あるものごとの決定する権限のある人が「いいよ!」といった事務処理の過程を残すため、その証として処理文書に、その人印が押される行為です。

 

この決定する権限のある人を決裁権者(けっさいけんじゃ)と言ったりもします。

 

①ある事務処理の担当者、自分の印を押して書類を回覧(回議といいます)

②担当部署の同僚が確認印を押す

③担当係の係長などが確認印を押す

④担当課などの課長が確認印を押す

⑤場合によっては、出先機関の長、部局長、副知事、知事まで

 

最後の部分は、誰に権限があるかによりかわります。

重要な案件であればあるほど、上位の職の者になります。

 

厳密に言えば、何かをしたいという意思表示のもの(起案)と情報の共有のためのもの(回覧)などにわかれますが、

 

ほぼ全ての処理がこのような過程を得て、決定されます。

 

エンドレススタンプラリーですね・・・・

ハンコを押した人が責任をとる・・・・訳ではない

 

連帯保証人のように、ハンコを押した人が皆責任があるように見えます。

実際そうかもしれません。

 

・・・・が実態はそうではありません。

 

どこまでハンコをもらっても、スタンプラリーの途中でケチがつけば、全て

①の担当者に戻ってきます。

 

最悪の場合、スタンプラリーやり直しです。

 

最後まで行ってやり直しになっても、その途中でハンコを押した人たちはどこふく風です・・・・

「みんなハンコ押したじゃない~」

 

公務員あるあるです。

 

電子処理も一部では実施、しかし実態は紙の山

このような処理を延々とやっているので、上位の職の人の机には、あらゆる書類が回ってきて、山になっています。

 

数日不在にすると、山が高すぎて見えないほどです。

だから、上位の職の人の机は一回り大きいのかもしれません。

 

急ぎの場合は、そ~っと、山の中から自分の書類を一番上にしておいたり、直接説明しハンコをもらいにいったりします。

 

これを「持ち回り」といいます。

部長以上は持ち回りとか、職場ごとにローカルルールがある場合もあります。

 

私も何度も持ち回りしましたが、

もちまわるメリットは、補足説明ができることですが、その一方で、なんとなく説明で通ってしまうこともあり、書類自体は、あまりチェックできないという側面があるように思えます。

 

電子決済などのシステムはほとんどの行政機関にはあると思いますが

私が経験した2県では、実態は、ほとんど紙で処理されていました。

 

ハンコ文化の成れの果て?

行政機関では「回議書」(かいぎしょ)とよばれることが多いですが、

銀行などの民間企業では「稟議書」(りんぎしょ)と言われることが多いようです。

 

様々な処理方法があると思いますが、基本的には、ハンコをもらって処理過程を明らかにするものです。

 

欧米などでは、権限のある者のサインでOK・・・みたいな話をききますが、実態はよくわかりません。

 

でも、みんなでハンコを押そうという発想が、いかにも日本人らしく、責任を分散するようで、あいまいにしているような・・・・

 

そんな、和の精神(?)とハンコ文化の成れの果て、なのかもしれませんね。

 

というわけで、スピード感がないのは、現状ではやむを得ないのかなあ・・・

 

 

今回も、最後まで読んで頂き、ありがとうございました。

 

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